Tips till att hitta kontor i hela Sverige

Att tänka på när man söker efter kontor i Sverige

Då man letar efter ett kontor i Sverige finns det en rad olika aspekter man bör tänka på och ta hänsyn till. Oavsett om man söker efter en lokal i en storstad så som Stockholm, Göteborg, Malmö eller Helsingborg eller i en mindre kommun så som Halmstad, Landskrona eller Norrköping finns det en rad generella tips som man kan ha nytta av i sökandet. Alla tips passar självklart inte till alla företag men en del av tipsen kan vara guld värda och bespara en del komplikationer i samband med hyrning av kontorslokaler.

Att tänka på när man söker ett kontor till sitt företag

Först och främst är det viktigt att analysera företagsbehovet – ju bättre förberedd du är innan du börjar sökandet desto smidigare kommer själva kontorssökandet och flytten att gå. När du analyserar behovet kan du ta hänsyn till följande aspekter:

• Typ av lokal – Vilken typ av kontorslokal behöver du?
• Välj rätt läge för ditt företag – Vilket är det ideala läget för just dit företag?
• Är området viktigt för ditt företag eller bör du snarare tänka på att välja en prissnål kontorslokal?
• Tillgänglighet – Är ditt företag lätt att nå och finns det nära kunder och samarbetspartners?
• Konkurrensen – Tänk alltid på konkurrensfördelar med läget du väljer.
• Kommunikationer – Tillfredställer platsen möjligheterna till transport och tillgänglighet?
• Parkeringsplatser för anställda och kunder – Finns det möjlighet att parkera i närheten?
• Utrymme – Hur stor lokal behöver du?
• Budget – Utgå alltid från en förutbestämd budget och välj lokal utifrån den.

När själva sökandet börjar

När du har tagit hänsyn till ovanstående tips och börjar leta lokal på riktigt kommer det vara mycket enklare. Nu har du redan funderat på vad du söker efter, vad det ska kosta och vilken plats kontorslokalen ska befinna sig på. Du har även bestämt dig för staden du ska placera kontoret i. Idag börjar man oftast söka på nätet – men du kan även ta hjälp av en konsult. Så småningom kommer du börja besöka olika alternativ och titta på dessa. Se alltid flera kontor innan du bestämmer dig. Känn efter, vilket intryck ger kontorslokalen? Behöver den renovering? Hur kommer kunderna tänka? Kommer dina anställda trivas? Finns expansionsmöjligheter i det fall ni blir fler – kan vara bra att köpa upp mer plats istället för att flytta igen.

När man flyttar ett befintligt företag

I de tillfällen du ska flytta ett befintligt företag till en ny lokal är det rätt annorlunda än om du ska öppna upp ett helt nytt företag i en helt ny kontorslokal. Om företaget redan existerar bör du överväga platsen och välja det nya kontorets placering med hänsyn till kunderna. När du ska flytta till en ny lokal bör du förutom ovanstående, även tänka på följande:

1. Välj bra och kvalitativa flyttkartonger
   Packa alla saker i flyttkartonger och packa i god tid innan flytten. Snåla inte med kvalité på kartonger – det är dumsnålt. Väljer du dåliga kartonger finns stor risk att något går i sönder mitt under flytten, vilket kan kosta dig betydligt mer än ett gäng hårda och moderna flyttkartonger.
2. Boka in flyttstädning
   Tänk på städningen. Lokalen du överlåter måste städas och mitt i all hets kan det vara komplicerat att städa. Boka därför städhjälp i god tid och ta det av en städfirma inför flyttstädningen.
3. Sortera möbler och beställ nya – om behov finns
   Om ni flyttar till en större lokal kan det vara bra att ha en beställning av de nya möblerna i god tid. Då riskerar ni inte att vara utan kontorsmöbler pga. långa leveranstider när flytten är genomförd.

När sökandet är över och du har bestämt dig

När du har bestämt dig för vilken kontorslokal du ska hyra bör du läsa kontraktet noggrant. Om du känner dig osäker kan du alltid kontakta en jurist eller en annan kunnig inom hyresbranschen för att hjälpa dig. Se alltid så att villkor finns med, det ska i kontraktet framgå exakt vad som ingår i hyran, exempelvis vatten, värme, el, tillgång till hiss och så vidare. Var även uppmärksam på uppsägningen – hur lång uppsägningstid behöver du? Fråga om reglerna, olika hyresvärdar har olika regler och det är bra att vara extra noggrann med hyresvillkoren samt reglerna. Oftast brukar man diskutera grundläggande villkor i början men det kan vara bra att även gå på djupet.